※ 필자는 대학교에서 기계공학을 전공하였고, 산업체에서 14년간 기계 관련 구매, 용역, 공사 등의 업무를 관리감독 하였으며, 변호사로 다수의 기계 관련 소송을 맡아본 바 있습니다. 실무자들에게 도움이 되길 바라는 마음에서 본인의 경험을 바탕으로 한 번 정리해 봤습니다.
나중에 법적 분쟁이 발생했을 때, 가장 중요한 것이 계약서입니다. 거의 대부분 계약서에 명시된 대로 사실관계가 확정됩니다. 계약서 문구와 달리 해석되는 경우는 매우 드뭅니다. 계약서 문구와 다르게 주장하는 것은 거의 무의미합니다. 그만큼 계약서를 잘 작성하는 것이 중요합니다. 아래 나열하는 사항은 기계 공급자(매도인)나 수요자(매수인) 누구에게 특별히 유리하다고 할 수 없습니다. 계약서를 정확하고 명료하게 작성하면 서로 다툼이 적어지고 결과적으로 양측 모두에게 도움이 되기 때문입니다. 이제 그만 각설하고 이제 시작합니다.
☞ 규격(크기, 재질, 정밀도, 부속품 등) 및 수량을 최대한 구체적으로 명시하는 것이 좋습니다.
카탈로그 모델이 있으면, 그 모델명을 그대료 적시하는 것도 좋습니다.
가급적 구성 모듈을 세분화하고 그 규격을 구체적으로 적습니다.
재질도 매우 중요하므로, 중요부위 재질은 어떤 것인지 명시하는 것이 좋습니다.
“동등품”이라는 표현을 가급적 사용하지 않는 것이 좋습니다(공정경쟁에 지장이 없는 한).
정밀도, 오차범위 등을 구체적으로 명시하는 것이 좋습니다.
필요한 부속품(accessory)도 사전에 협의하여 계약서에 기입합니다.
반드시 보증성능을 명시하십시오. 예컨대, “처리용량 500 ton/hr 이상”
사전에 구매시방서(구입시방서, PO Spec. 등)를 작성하여 상호 착오가 없도록 하는 것이 좋습니다.
☞ 예비품(Spare Parts)을 구체적으로 명시하십시오.
제작사와 상의하여 조달이 쉽지 않을 것으로 예상되는 부품은 미리 확보해 둘 필요가 있습니다. 가능하다면 중요 부품별 단가를 계약 당시 확정하여 두는 것도 좋습니다.
☞ 필요한 지그(Jig)를 구체적으로 표시하십시오.
정비 및 설치에 특수도구(Jig)가 필요하다면 그 특수도구의 공급유무를 계약 당시 정할 필요가 있습니다. 가능하면 그 특수도구의 도면, 재질, 수량 등도 계약서에 포함시키는 것이 좋습니다.
☞ 납품시 따라와야 할 설계도서를 구체적으로 명시하십시오.
운전 매뉴얼, 정비 매뉴얼, 설계도면(정비에 필요한 정도의 것), 부품 도면 등의 도서가 제공되도록 해야 합니다. 이러한 품질관련 서류를 제공하지 못하는 업체는 아직 성숙하지 못한 업체라고 볼 수 있고, 스스로 품질보증을 하지 못하는 업체라고 볼 수 있습니다.
☞ 기계 인도조건을 명시하십시오.
공급자가 기계를 현장에 갖다 놓기만 하면 발주자가 다른 업체를 불러 설치공사를 하는지, 아니면 공급자가 설치에 성능시험까지 완료하여 인도하여야 하는지 등을 구체적으로 명시하여야 합니다.
☞ 교육훈련에 대해 구체적으로 정하십시오.
기계 운전방법, 유지보수방법 등에 대한 공급자의 교육이 필요합니다. 따라서 계약서 작성시 교육훈련의 내용, 방법, 장소, 회수, 기간 등을 명확하게 정할 필요가 있습니다.
☞ 기계대금 지급방법을 공정별로 나누어 정합니다.
계약 → 제작 → 현장 설치 → 성능시험(시운전) → 상업운전 등의 과정을 밟을 것입니다. 단계별로 대금을 지급하는 것으로 약정하면 좋을 것 같습니다.
☞ 최종 성능시험까지 만족되어야 잔금을 지급하는 것으로 잔금 지급조건을 명시하는 것이 좋습니다.
기계는 성능시험이 중요합니다. 일반 구조물과 달리, 기계는 설치하여 외형을 갖추었더라도 그 성능을 제대로 발휘하지 못하면 무용지물입니다. 반드시 성능시험까지는 합격하는 것을 보고 잔금을 지급하는 것으로 약정하십시오.
☞ 하자보증기간 및 하자보증금을 만드시 정하십시오.
하자보증기간은 1년 이상으로 정하는 것이 좋습니다.
하자보증금은 통상 계약금액의 5% 합니다.
☞ 하자담보 목적으로 일부 잔금 지급을 일정기간 유예하는 방법도 좋습니다.
성능시험을 합격하였지만, 정상가동 후 하자보증기간 내에 고장 나는 경우가 상당히 많습니다. 공급자가 하자보수를 해주어야 하나 잔금까지 다 받은 후에는 하자보수를 게을리 하는 경우가 종종 있습니다. 하자보수용으로 일정 금액을 미지급상태로 해두면 공급자의 하자보수가 성실히 이행될 것입니다. 설령 공급자가 하자보수를 불성실하게 하더라도 지급을 유예해 두었던 돈으로 직접 보수할 수도 있을 것입니다.
지급을 유예할 금액은 계약금액의 5%가 적당하다고 봅니다.
지급을 유예할 기간은 하자보증기간으로 정하는 것이 타당합니다. 하자보증기간이 지나면 지급 유예한 돈 중 하자보수하고 남은 돈은 돌려주어야 합니다.
☞ 위약금 약정을 세분화해서 정량적으로 정하십시오.
위약금을 정하는 것이 좋고, 위약금의 내용도 세분해서 구체적으로 정하는 것이 좋습니다.
예컨대,
납기를 도과하는 경우 매일 계약금액의 0.1%씩 지체상금을 배상하여야 한다. 다만 총금액이 계약금액의 10%를 초과할 수 없다.
교육훈련 실시 의무를 게을리 하는 경우 1천만 원(젼혀 교육훈련을 실시하지 아니한 때의 위약금)을 최대로 하여 교육훈련 실적에 비례한 위약금을 배상하여야 한다.
지그를 납품하지 않는 경우 2천만 원(전혀 공급하지 않았을 때의 위약금)을 최대로 하여 납품한 실적에 비례한 위약금을 배상하여야 한다.
☞ 소유권유보 조건도 포함시킵니다.
매도인이 기계를 매수인에게 인도하면서, 대금채권을 확보하기 위하여, 대금이 전부 지급될 때까지 소유권을 유보하고 대금이 전부 지급되면 소유권이 자동적으로 매수인에게 이전되는 것으로 약정하는 것입니다.
☞ 관청의 인허가가 필요하다면 가급적 계약서에 명시하십시오.
필요한 인허가는 무엇인지, 인허가절차를 진행할 책임 당사자는 누구인지, 언제끼지 인허가를 받아야 하는지 등을 계약서에 명시하는 것입니다.
☞ 법원 관할도 미리 정해 놓으십시오.
피치 못하게 소송을 해야 하는 경우 법원관할이 어디냐도 다소 중요합니다. 쌍방이 합의하여 법원 관할을 계약서에 명시하는 것이 좋습니다.
☞ 일반적 사항
- 용어 : 계약서에 사용되는 용어는 가급적 여러 가지 의미로 해석되지 않도록 쉽고 명료해야 합니다.
- 도장, 서명 : 가급적 인감도장을 사용하고 인감증명서를 첨부하십시오. 서명을 하는 경우 본인서명사실확인서를 첨부하십시오. 법적 분쟁이 발생하는 경우 도장 인영 또는 서명이 진실된 것으로 인정되는 경우 당연히 계약서 내용도 진정한 것으로 추정됩니다.
- 계약서가 여러 장인 경우 : 간인을 찍으십시오. 앞뒤, 옆으로 마구 마구 찍으십시오. 도장을 많이 찍을수록 좋습니다.
- 계약서는 몇 통 작성? : 2통을 동시에 작성하여 각자 1통씩 원본을 나누어 갖는 경우가 있고, 1통을 만들어 복사한 후 한 명은 원본을 다른 한명은 복사본을 갖는 경우도 있습니다. 1통을 작성하여 공증 받으면 가장 완벽하겠지만, 여의치 않다면, 저는 전자를 추천합니다.
- 자구 삭제,추가,수정 : 자구를 삭제, 추가, 수정하는 경우 반드시 여백에 삭○자, 가○자, 정○자 등을 기입하고, 쌍방의 도장을 날인하여야 합니다.
- 금액, 수량, 납기 등 표시 : 금액, 납기 등 중요한 사항은 계약서에 공란으로 놔두었다가 계약시 직접 손으로 기입하는 것이 좋습니다. 향후 위변조를 방지하기 위함입니다.
- 특약사항 : 특약사항을 별지에 적어 첨부하지 말고, 계약서 내에 적으시는 것이 좋습니다.
- 계약날짜 : 계약날짜를 가급적 정확히 표시하십시오. 몇 일 인지까지 모두 기입하십시오.
- 계약당사자의 표시 : 성명, 주소, 주민등록번호(법인등록번호), 연락처 등을 반드시 기재하십시오. 특히 계약당사자가 법인인 경우, 성명은 “주식회사 ○○○○ 대표이사 김갑동 (인)”으로 표시하시기 바랍니다(그렇지 않고 대표이사 개인 이름만 쓰면 계약당사자는 대표이사 개인이 됩니다). 법인의 경우 법인등기부등본도 반드시 첨부합니다.
- 이사회의사록 확인 : 법인과 계약하는 경우, 당해 계약행위에 대해 이사회의 승인을 받았는지 확인해 볼 필요가 있습니다.
- 위임장 및 인감증명서 : 가급적 계약당사자와 직접 계약을 체결해야 하나, 불가피하게 대리인이 나오는 경우, 위임장 및 인감증명서(위임하는 자의 것), 대리인의 신분증을 계약서에 첨부하십시오.
이상입니다.
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